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La condivisione sicura di file e documenti è un tema sempre più sottovalutato, anche a causa del successo delle soluzioni cloud gratuite o molto economiche. Queste infatti legittimano gli utenti ad affrontare lo condivisione di documenti con leggerezza, dando per scontato che le piattaforme siano in grado di proteggere i dati. Soluzioni aziendali strutturate come BooleBox risolvono questo problema, garantendo un maggiore livello di protezione dei dati senza impattare sulle procedure.
Ogni business oggi ha la necessità di accedere rapidamente alle proprie informazioni e poterle condividerle internamente, oppure con partner e collaboratori. Le barriere fisiche oggi non possono essere un limite: documenti e file devono essere facilmente disponibili e reperibili, e soprattutto poter essere condivisi in modo semplice ed efficiente.
Nel contempo, dati e documenti rappresentano asset aziendali: se la velocità di trasferimento è fondamentale, la condivisione sicura di file e documenti lo è altrettanto.
Una soluzione aziendale strutturata non può basarsi sugli stessi presupposti di un cloud usato per operazioni private. La condivisione sicura di documenti è necessaria, soprattutto quando sono in gioco documenti aziendali oppure dati sensibili che devono circolare nel rispetto delle norme.
Come funziona la condivisione sicura di file e documenti con BooleBox
CryptoNet Labs offre ai propri clienti un sistema di condivisione documentale sicura basato sulla soluzione partner BooleBox, che nasce per proteggere i dati personali e non, contenuti in file o e-mail, durante il loro intero ciclo di vita. La condivisione dei documenti in modo sicuro è un aspetto fondamentale della cyber security, anche e soprattutto perché consente di mantenere un elevato livello di tutela dei dati anche nei rapporti con soggetti terzi, dei quali non è sempre possibile gestire il comportamento e l’adozione delle buone pratiche.
BooleBox permette di gestire la condivisione sicura dei documenti secondo tre modalità:
- At rest: cifrando i file quando vengono salvati all’interno della piattaforma o salvati in una cartella locale o in un share di rete.
- In use: tenendo cifrato il contenuto dei documenti Microsoft Office anche durante l’editing, grazie alla sua completa integrazione con le web application di Office 365 per quanto riguarda il cloud e Office On Line Server nel caso di soluzioni on-premises.
- In motion, permettendo la condivisione sicura end-to-end, utilizzando canali cifrati e modalità agent-less di protezione del documento sulla postazione del destinatario. Questa modalità permette a chi riceve file e documenti di visualizzarli e gestirli, conservando un elevato livello di protezione in modo trasparente per l’utente e senza inserire livelli di complessità nelle procedure aziendali.
Come avviene la condivisione sicura di documenti
BooleBox consente di garantire la confidenzialità dei file, sia attraverso autorizzazione esplicita agli utenti o gruppi di utenti che possono accedervi, sia tramite meccanismi di scadenza, watermark, meccanismi anti screenshot, blocco della stampa e della ri-condivisione, o altre funzionalità di Information Rights Management (IRM).
Viene mantenuta anche completa tracciabilità delle operazioni compiute sul documento, in modo da conformarsi alle normative e standard di settore.
In questo modo la sicurezza dei documenti è garantita sia nei confronti di attacchi o agenti esterni, sia all’interno, limitando e disincentivando l’uso improprio che potrebbe essere fatto delle informazioni anche nel contesto delle attività aziendali del destinatario o dei diversi team di lavoro.
La compliance al GDPR è pienamente supportata: BooleBox è stato creato secondo i principi della Privacy by Design e i suoi meccanismi crittografici prevengono e limitano gli impatti e gli obblighi normativi conseguenti a un data breach.
Chi ne può beneficiare
Tutte le aziende che intendano trattare e condividere in modo protetto i dati critici, sensibili o personali. Inoltre tutte le aziende che abbiano la necessità di garantire elevati livelli di compliance nella filiera del trattamento dei dati, anche a fronte delle normative sempre più stringenti in materia.